Sommaire
Basecamp est un logiciel de gestion de projets incluant : un espace Forum, un espace de discussion en ligne, une gestion de tâches, un planning et une gestion des ressources documentaires.
Dans sa version “Personal” il est gratuit (mais limité à la gestion de 3 projets différents).
Créer un compte personnel
La première chose à faire est de se rendre sur le site de Basecamp : https://basecamp.com/
Cliquez alors sur le bouton “Give Basecamp a Try” pour accéder à la création d’un compte.
Sur la nouvelle page, ne choisissez pas l’option “Start a free 30 day trial” mais descendez et cliquez sur “Sign up for Basecamp Personal“.
Suivez ensuite les instructions jusqu’à validation de votre compte.
Attention : il ne faut qu’un seul membre d’une équipe qui créé un projet sous Basecamp. Les autres membres seront ajoutés, par invitation par mail, une fois le premier compte créé.
Gérer son projet
Une fois connecté à votre session, vous pourrez alors gérer l’ensemble de vos projets.
En cliquant sur l’un de vos projets, vous avez accès à différents espaces partagés :
- Un forum : où vous pouvez lancer un fil de discussion sur un sujet particulier
- Un gestionnaire de tâches : où vous pouvez créer des sous-ensembles de tâches et les attribuer aux différents membres d’une équipe avec une date limite de rendu de la tâche
- Un gestionnaire de documents : où vous pouvez classer les différents types de documents de travail (textes, classeurs, images, schémas, algorithmes…)
- Un espace de discussion en ligne
- Un planning : où apparaissent les tâches et où vous pouvez ajouter des événements
Ajouter des utilisateurs
Pour ajouter des utilisateurs, ou supprimer des utilisateurs, il faut se rendre dans la barre tout en haut de votre projet.
Dans cette zone, vous voyez les différents membres liés à votre projet.
Vous pouvez gérer cette liste en cliquant sur le bouton “Add/Remove People”.
Sur la fenêtre suivante, vous pouvez alors :
- ajouter un nouvel utilisateur en cliquant sur le bouton vert “Add people…”
- modifier les données liées à un utilisateur en cliquant sur le lien “Edit” du membre à modifier
- supprimer un membre de l’équipe en cliquant sur le lien “Remove” du membre à supprimer
Lorsque vous cliquez sur ajouter un utilisateur, vous obtenez la fenêtre suivante :
Vous devez au minimum saisir le nom du membre que vous voulez ajouter et une adresse mail valide pour l’inviter à rejoindre votre équipe.
Cliquez ensuite sur le bouton vert “Send now”.
La personne que vous invitez reçoit alors un mail l’invitant à vous rejoindre. Une fois son compte créé par l’intermédiaire de cette invitation, cette personne pourra alors participer au projet.
Utiliser le forum
Le forum est un espace où vous pouvez lancer des discussions sur un thème spécifique et les classer par catégorie.
Dans l’exemple précédent, il y a 3 fils de discussion différents dont deux sont classés respectivement dans les catégories Organisation et Evaluations.
Il est possible d’ajouter un fil de discussion en cliquant sur l’icone verte “New Message”.
Dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, il est indispensable de renseigner le titre du fil de discussion dans la zone “Type a title” et d’écrire un message initial dans la zone “Write away”.
Vous pouvez ensuite sauvegarder le message en brouillon (icone verte “Save as a draft”) et le publier ultérieurement ou le poster directement en cliquant sur l’icone “Post this message”.
Remarque : les messages une fois postés sont modifiables par n’importe quel administrateur du projet.
Il suffit de cliquer sur l’icone “…” en haut à droite de la page, qui se transforme comme suit :
Il est alors possible de modifier (Edit), de déplacer (Move) ou d’archiver (Archive) le fil de discussion.
En cliquant sur l’un des fil de discussion existant, on accède à l’ensemble de la discussion.
Dans la zone “Add a comment or upload a file” il est possible d’ajouter un commentaire au fil de discussion ou d’importer un fichier en le glissant déposant dans cette zone.
Le rond bleu avec un nombre à l’intérieur indique le nombre de messages encore non lus.
Gérer ses tâches
Comme tout bon gestionnaire de projet, il est possible d’ajouter des tâches et de les affecter à différents membres du projet.
Les tâches peuvent être classifiées dans des listes de tâches. Ainsi il est possible de voir l’état d’avancement de certaines listes (dans l’exemple précédent, l’ensemble des tâches des deux listes ont été complétées).
Pour valider une tâche, il suffit de cliquer dans le carré vide à côté du nom de la tâche. Il deviendra alors vert pour indiquer que la tâche a été réalisée.
Pour ajouter une nouvelle liste de tâches, il faut cliquer sur l’icône verte “New List”. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, il faut donner un nom à votre liste dans la zone “Name this list”. Vous pouvez également ajouter une description dans la zone “Add extra details”. Pour valider, il faut cliquer sur l’icône verte “Add this list”.
Pour ajouter une tâche à une liste, il faut cliquer sur l’icône “Add a to-do”. Dans la zone qui s’ouvre, il faut alors renseigner les champs :
- “Describe this to-do” qui sera le nom de la tâche ;
- “Assigned to” (si nécessaire) pour désigner les personnes affectées à cette tâche ;
- “Due on” pour spécifier une date limite de réalisation de cette tâche.
Cliquez enfin sur l’icône verte “Add this to-do” pour valider votre nouvelle tâche.